Как преуспеть в шоу-бизнесе

22 марта 2020

Организация конноспортивного соревнования – это очень увлекательное, но не всегда благодарное занятие. Чем больше труда вкладывается в подготовку шоу, тем больше гарантий, что все пройдет без ненужных накладок. Труднее всего делать что-то в первый раз, но постепенно накапливаемый опыт и стремление к совершенству должны принести свои плоды. Попробуем обратить внимание организаторов на некоторые моменты, которые легко упустить из виду при подготовке шоу любого уровня (из архива сайта equestrian.ru)

Автор: Е.Штатнова, equestrian.ru

Конноспортивные соревнования за рубежом – это большой бизнес и большое шоу, десятки тысяч зрителей и миллионные бюджеты. Но в основании пирамиды лежат более скромные события, проводимые ежегодно сотнями энтузиастов и поклонников конного спорта. Российский спортивный календарь выглядит гораздо более скромно, соревнования у нас проводятся в основном для совершенствования мастерства спортсменов, а немногочисленные зрители уже давно привыкли к спартанским условиям большинства наших «шоу». Последние несколько лет делаются попытки изменить ситуацию с конным спортом вообще и с организацией соревнований в частности, но дело двигается медленно. Однако, в календаре постепенно начинают появляться соревнования, проводимые группами энтузиастов, и в первую очередь им посвящается эта статья. Успешный старт может быть большим или маленьким, всероссийским или клубным, и усилия организаторов рано или поздно принесут плоды в виде участников, с удовольствием присылающие заявки, и зрителей, заполняющих трибуны.

Создайте команду. Планирование и проведение соревнований – это всегда командная работа. Не взваливайте на свои плечи слишком много, работа должна быть распределена между всеми членами оргкомитета. Каждый должен четко представлять круг своих обязанностей. В координировании работы очень помогает компьютер с электронной почтой и доступом в интернет. Не отказывайтесь от помощи добровольцев, но в то же время с самого начала четко объясните им, что бросать работу на полпути – это не лучший способ помощи оргкомитету.

Назначьте день. Если ваше шоу достаточно солидно для того, чтобы привлечь участников не только из 2-3 соседних клубов, нужно очень внимательно отнестись к выбору даты его проведения. В этом вам может помочь изучение календаря прошлого года. Как правило, крупные турниры проходят в одно и то же время. Лучше всего иметь представление о том, какие соревнования и в какие сроки проводятся в вашей местности и, исходя из этого, назначать свои даты. Информация о всех крупных соревнованиях сводятся в календарь, актуальную версию которого можно посмотреть, например, здесь . Но есть и ложка дегтя. Нужно быть готовым к тому, что в последний момент на ваши даты встанет другой турнир, и он может быть более крупным и популярным, чем ваш. Форс-мажор, от которого никто не застрахован.

Выберите место. За рубежом крупные спортивные соревнования обычно проводятся не на базе конноспортивных клубов, а в универсальных спортивных залах, общественных парках или на частной земле. Обычное ровное поле или поляна подходят для менее значимых события. В России по традиции местом соревнований становятся поля и манежы специализированных конноспортивных комплексов, а также ипподромы. Здесь уже трудно что-либо улучшить в расположение разминочных и боевых полей, но есть вещи, о которых стОит подумать заранее. Например, где зрители оставят свои машины, достаточно ли место для коневозов, как разводить потоки спортсменов с лошадьми и публики, достаточно ли широки пути подъезда к стоянкам, далеко ли идти от конюшен до разминки и от разминки до боевого поля.

Планируйте подготовку. Список необходимых работ, согласований, переговоров и т.п. может занять не одну страницу мелким шрифтом, поэтому постарайтесь максимально подробно расписать график работ и установить четкие сроки их выполнения. На каждую работу назначается ответственный, периодически необходимо проводить краткие совещания, чтобы понять, все ли идет как надо. Сейчас в интернете можно найти разной степени подробности "чек-листы" подготовки различных мероприятий. Не пренебрегайте ими, там и для конных стартов можно многое подчерпнуть.

Планируйте количество участников. Как правило, в желающих посоревноваться недостатка нет, однако, даже летом дни длятся не бесконечно, а у судей есть определенные пределы в возможностях. Одной конкурной судейской бригаде трудно отсудить по 200 человек в день, пусть даже и с перерывами. Учитывайте, что за час в конкуре могут отпрыгать от 20 до 30 человек (в зависимости от правил проведения конкретного маршрута), а в выездке пропускная способность сокращается до 6-8 человек в час. Учитывайте также, что для перестановки маршрута и его дальнейшего просмотра спортсменами также требуется время (от часа до полутора), а в выездке после каждых 6 всадников делается технический перерыв для приведения в порядок грунта на поле.

Позаботьтесь о безопасности. На всех соревнованиях должен находится медицинский персонал. На небольших стартах бывает трудно оплатить день работы бригаде скорой помощи с машиной, но в любом случае хотя бы один врач должен присутствовать. Лучше также заранее выяснить телефон ближайшей больницы или поликлиники, а также за какое время сможет приехать бригада скорой помощи. У всех участников в обязательном порядке нужно проверять наличие медицинской страховки.

Компьютеризируйтесь. Компьютерная техника, а также факсы и ксероксы уже давно превратились из роскоши в удобные подсобные средства. Стартовые протоколы, заявки и технические результаты гораздо быстрее и проще делаются не с помощью стопки бумаги, копирки и ручки, а с помощью компьютера и принтера. Не обязательно пытаться достать новейшую технику, вполне подойдет и не очень современный, но в хорошем состоянии ноутбук и портативный принтер. Существуют также модели портативных ксероксов, которые уже давно не занимают полкомнаты, а умещаются на углу стола. Не забудьте заранее проверить взаимодействие всей техники и запастись достаточным количеством расходных материалов (картриджи в принтере как правило, заканчиваются в самый ответственный момент). В идеальном варианте, ваш мобильный офис действительно должен быть мобильным. После каждого конкура распечатывайте результаты, компьютеры имеют привычку ломаться в самый ответственный момент, а так у вас останется хотя бы печатная копия.

Не забудьте о главном! Вне зависимости от размеров планируемого события, есть вещи, без которых оно не возможно. Прежде всего, это громкая связь для объявлений, туалеты для участников, судей и публики (существуют компании, которые сдают мобильные биотуалеты в аренду), а также тент для судей (дожди – не редкость в наших широтах!). Для общего пользования также необходимо выделить кран с присоединенным к нему шлангом или колонку. И лошади, и люди нуждаются в воде, особенно в летнее время.

Кормите людей. Целый день без воды и еды не сможет выдержать никто. Поэтому заранее позаботьтесь о тех, кто обеспечит спортсменов и зрителей питанием. Для спортсменов, судей и прессы лучше выделить отдельную точку продажи пищи, так как они – на работе, и им некогда стоять в очереди. Организаторы больших шоу с привлечением спонсоров должны быть готовы к тому, чтобы организовать более изысканное питание, чем просто пирожки и Кока-кола. В жару нужно позаботиться о том, чтобы поставщики продуктов имели достаточный запас мороженного и напитков из холодильника, а в холодное время года отлично продаются горячий чай и кофе.

Пригласите конный магазин. Дополнительную привлекательность вашему шоу придаст торговля конноспортивными товарами. Практически все магазины с удовольствием организуют у вас выездную торговлю, однако, следует помнить о том, что если продавцов будет больше, чем покупателей, вряд ли они смогут окупить обслуживание ваших соревнования. Поэтому если ваше шоу по величине еще не дотягивает до Кубка Мэра, разумно пригласить один-два магазина снаряжения, а также позвонить в редакции наших конных журналов и предложить им торговать их печатной продукцией.

Пригласите фотографа и прессу. Как правило, участники охотно покупают свои фото, сделанные во время соревнований. Если на вашем шоу будет работать фотограф, то вещественные воспоминания об организованном вами событии останется у участников надолго. Возьмите координаты у фотографа, часто спортсмены не успевают записать нужный телефон, а вы сможете им предоставить эту возможность. Не забудьте оповестить специализированные издания о своих соревнованиях, как только определитесь с датой, а за несколько дней до начала сделайте повторный звонок или пошлите факс/сообщение по эл. почте. Вполне возможно, что кто-нибудь из журналов/газет сочтет ваше шоу интересным и пришлет журналиста. Если есть возможность организовать он-лайн трансляцию - сделайте это, если нет, то не забывайте о том, что спортсмены охотно покупают не только фото, но и видео.

Вносите ясность. Если спортсмен, прибывший на соревнования, вынужден в течение получаса разыскивать местонахождения секретариата по самым укромным уголкам, это не делает вам чести. Вся территория проведения соревнований должна быть четко размечена на зоны для зрителей и участников, стартовые протоколы должны находиться в доступном месте, а еще лучше – в нескольких местах. Желательно поставить у въезда к месту соревнований волонтера, который ясно и четко будет объяснять прибывающим, где находится секретариат и куда можно поставить машину. На крупных соревнованиях участникам и прессе очень удобно вручать небольшую памятку, содержащую точное расписание соревнований, телефоны секретариата, членов оргкомитета, ответственного за размещение лошадей (в случае многодневного турнира). Не всегда от участников соревнований можно ждать безупречной вежливости и терпения, они находятся в стрессовой обстановке, и к этому лучше отнестись с пониманием. Все ответственные лица шоу должны обладать максимальной информацией о соревнованиях и не стесняться делиться ею. Члены оргкомитета должны на время забыть слова «я не знаю», если кто-то не может решить какую-то проблему, то он должен по крайней мере знать, к кому обратиться по этому поводу.

Не забывайте о волонтерах. Все они - люди с большим количеством забот, не связанных с лошадьми, и то, что они смогли выделить в своем расписании целый день, чтобы посвятить его пусть даже и любимому спорту, необходимо обязательно отметить. Относитесь к волонтерам с уважением и заботьтесь о них. Организуйте им питание бесплатно или за минимальные деньги. Письмо с благодарностью по окончанию соревнований также будет не лишним.

Ищите спонсоров. Организация конных соревнований – дело довольно дорогое, и его трудно сделать прибыльным. Привлечение спонсоров возможно на соревнованиях любого уровня, но это не легко. При заключении договора со спонсорами помните о том, что это прежде всего деловой договор, а деньги, которые вы получаете – это часть рекламного бюджета спонсора. Поэтому к каждой беседе с потенциальным спонсором нужно тщательно готовиться, изложив в письменном виде статистику по вашим соревнованиям и те предложения, которые могут заинтересовать деловых людей. Внимательно выслушивайте потенциальных спонсоров и старайтесь максимально идти им навстречу, однако, не вступая в противоречия с собственными интересами.

Надейтесь на лучшее. Хорошие и плохие новости быстро распространяются в конной среде. Хорошая организация соревнований непременно будет отмечена и приведет к вам еще бОльшее количество участников на следующий год.